Privatbezüge buchen: Konto 2850 in der Einzelfirma

Jeden Monat gehen CHF 4'000.00 vom Geschäftskonto aufs Privatkonto, im Buchungstext steht «Lohn». Im Kontoauszug sieht das aus wie jede andere Belastung, in der Buchhaltung ist es keine Ausgabe: Als Inhaberin oder Inhaber einer Einzelfirma zahlen Sie sich keinen Lohn, sondern beziehen Gewinn. Wer Privatbezüge als Aufwand bucht, drückt das Einkommen, das Steueramt und Ausgleichskasse sehen, und das fällt bei der Veranlagung auf. Wie Sie Privatbezüge buchen, welches Konto der Kontenrahmen KMU dafür vorsieht, was ohne doppelte Buchhaltung gilt und woran Sie Privatentnahmen und Privateinlagen im Kontoauszug erkennen.

Was ein Privatbezug ist

Ein Privatbezug, in der Steuersprache Privatentnahme, ist alles, was Sie dem Geschäft für sich, Ihre Familie oder andere private Zwecke entnehmen: Geld, Waren, die Nutzung des Geschäftsautos. Die Gegenrichtung heisst Privateinlage. Beides verändert das Eigenkapital, nicht den Gewinn. Ein Bezug ist kein Geschäftsaufwand, eine Einlage kein Ertrag.

Das Gesetz zieht die Grenze in Art. 34 DBG: Nicht abziehbar sind die Aufwendungen für den Unterhalt des Steuerpflichtigen und seiner Familie (lit. a) sowie die Einkommens- und Vermögenssteuern von Bund, Kantonen und Gemeinden (lit. e). Abziehbar sind nach Art. 27 DBG nur die geschäfts- oder berufsmässig begründeten Kosten. Die Miete der Wohnung, die Krankenkasse und die Steuerrechnung gehören also nie in den Geschäftsaufwand, auch wenn sie vom Geschäftskonto bezahlt werden.

Das Konto 2850 Privat im Kontenrahmen KMU

Der Schweizer Kontenrahmen KMU ist eine Empfehlung, kein Gesetz, aber Software und Treuhandbüros arbeiten damit. Für Einzelunternehmen führt er einen eigenen Block im Eigenkapital:

Das Konto 2850 Privat nimmt die laufenden Bezüge und Einlagen des Jahres auf. Bezüge stehen im Soll, Einlagen im Haben, der Saldo zeigt jederzeit, wie viel Sie netto entnommen haben. Konto 2820 ist für dauerhafte Kapitalveränderungen gedacht, etwa wenn Sie bei der Gründung CHF 50'000.00 einbringen. Am Jahresende werden 2850 und 2891 über 2800 abgeschlossen, und das neue Jahr beginnt bei null.

So buchen Sie Bezug und Einlage

Vier Buchungen decken den Alltag ab, mit dem Geschäftskonto 1020 Bankguthaben:

Beleg ist in allen vier Fällen der Kontoauszug, mehr braucht es nicht. Anders liegt der fünfte Fall: Sie bezahlen eine Geschäftsrechnung mit der privaten Karte. Das ist eine Einlage, gebucht als Aufwand an 2850 Privat, und der Beleg ist die Rechnung, nicht der Auszug des Privatkontos.

Milchbüchleinrechnung: nichts buchen, trotzdem ausweisen

Liegt der Umsatzerlös unter CHF 500'000, genügt nach Art. 957 Abs. 2 OR die Milchbüchleinrechnung. Dort gibt es kein Konto 2850, und trotzdem verschwinden die Bezüge nicht: Art. 125 Abs. 2 lit. b DBG verlangt mit der Steuererklärung eine Aufstellung über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage und über Privatentnahmen und Privateinlagen. In der Tabelle der Einnahmen und Ausgaben bekommt jede Privatzeile deshalb ihre eigene Markierung, und die Summe dieser Zeilen ist die dritte Aufstellung.

Das Steueramt rechnet damit: Eigenkapital am Anfang plus Gewinn plus Einlagen minus Bezüge muss das Eigenkapital am Ende ergeben. Geht die Rechnung nicht auf oder sind die Bezüge für Ihren Lebensaufwand auffällig tief, folgen Nachfragen. Welche Beilagen sonst verlangt werden, steht im Beitrag zur Steuererklärung der Einzelfirma.

Woran Sie Privatbezüge im Kontoauszug erkennen

Im Auszug steht nirgends «Privatbezug». Diese Muster kommen immer wieder vor:

• Überweisung an die eigene private IBAN. Dauerauftrag «Lohn», «Privat» oder ohne Text. Das zuverlässige Merkmal ist die IBAN der Gegenseite, nicht der Buchungstext.
• TWINT und Debitkarte privat. Einkauf am Samstag, Restaurant mit der Familie, Onlineshop ohne Rechnung an die Firma. Jede dieser Zeilen ist ein Bezug.
• Bancomat-Bezüge. Entweder fliesst das Geld in die Geschäftskasse (1000 Kasse), dann ist es eine Umbuchung und steht im Kassabuch. Oder es wird privat ausgegeben, dann ist es ein Bezug.
• Steuern, Krankenkasse, Säule 3a, Lebensversicherung. Der Schaffhauser Fragebogen für Selbständigerwerbende sagt es auf dem Formular: Nicht als Geschäftsaufwand gelten die Steuern, die Prämien für private Versicherungen und die Beiträge an die Säule 3a. Die Krankenkasse ziehen Sie privat ab, bis zum Höchstbetrag von Art. 33 Abs. 1 lit. g DBG, die Säule 3a nach lit. e. Vom Geschäftskonto bezahlt, sind sie Privatbezüge.
• Einlagen in Gegenrichtung. Eine Überweisung vom Privatkonto, weil das Geschäftskonto vor der Steuerrechnung zu leer war, ist eine Einlage. Wer sie als Einnahme erfasst, versteuert sie ein zweites Mal.

Eine Zahlung gehört ausdrücklich nicht auf 2850: die persönlichen AHV/IV/EO-Beiträge der Ausgleichskasse. Die kantonalen Fragebögen führen sie unter dem Geschäftsaufwand, in Schaffhausen als Ziffer 28.4, in Aargau in der Zeile «persönliche AHV/IV/EO-Beiträge» der Geschäftsunkosten. Gebucht werden sie auf 5700 Sozialversicherungsaufwand. An den AHV-Beiträgen ändert das nichts: Nach Art. 9 Abs. 4 AHVG rechnet die Ausgleichskasse die abgezogenen Beiträge zum gemeldeten Einkommen wieder hinzu. Bei der beruflichen Vorsorge gilt das nur zur Hälfte: Der Arbeitgeberanteil Ihrer eigenen BVG-Beiträge ist Geschäftsaufwand, der «Arbeitnehmeranteil» ein Privatbezug.

Privatanteile und Naturalbezüge: Bezüge ohne Zeile im Auszug

Nicht jeder Bezug ist Geld. Wer Brot aus der eigenen Bäckerei isst, das Geschäftsauto privat fährt oder über dem Laden wohnt, bezieht ebenfalls, nur ohne Zeile im Kontoauszug. Die Ansätze dafür stehen im Merkblatt N1/2007 der ESTV, das die Kantone für ihre Steuern genauso anwenden:

• Warenbezüge aus dem eigenen Betrieb, pro erwachsene Person und Jahr: CHF 3'000 in Bäckereien und Konditoreien, CHF 5'280 in Lebensmittelgeschäften, CHF 2'760 in Metzgereien, CHF 6'480 in Restaurants und Hotels. Für Kinder gelten je nach Alter gestaffelte Ansätze.
• Privatanteil an den Autokosten: Ohne Bordbuch pro Monat 0,9 Prozent des Kaufpreises ohne MWST, mindestens CHF 150, seit 2022 statt vorher 0,8 Prozent. Mit Bordbuch werden die effektiven Kosten nach gefahrenen Kilometern aufgeteilt.
• Heizung, Strom, Reinigung, Kommunikation, wenn der Betrieb alles bezahlt: CHF 3'540 im Jahr für einen Haushalt mit einer erwachsenen Person, plus CHF 900 pro weitere erwachsene Person und CHF 600 pro Kind.
• Mietwert der Wohnung im eigenen Geschäftshaus nach den ortsüblichen Mietzinsen.

Gebucht werden Privatanteile als Bezug gegen den jeweiligen Aufwand oder Ertrag: 2850 Privat an 6200 Fahrzeugaufwand für das Auto. Warenbezüge erscheinen in den Fragebögen als «Naturalbezüge aus dem eigenen Geschäft» beim Umsatz, werden also als Ertrag gebucht. Sind Sie MWST-pflichtig und haben die Vorsteuer abgezogen, ist die private Verwendung ausserdem Eigenverbrauch nach Art. 31 Abs. 2 lit. a MWSTG. Für ein überwiegend geschäftlich genutztes Fahrzeug gilt dieselbe Pauschale von 10,8 Prozent im Jahr auf dem Anschaffungswert, versteuert zum Normalsatz in der MWST-Abrechnung. Wer das Geschäftsauto endgültig ins Privatvermögen übernimmt, verkauft es steuerlich an sich selbst: Nach Art. 18 Abs. 2 DBG gilt die Überführung als Veräusserung, die stillen Reserven werden Einkommen.

Bezüge über das Jahr zusammenstellen

Die Jahressumme entsteht aus zwölf Kontoauszügen, nicht am 31. Dezember. Mit SmartKontoauszug wandeln Sie die PDF-Auszüge des Geschäftskontos in eine Excel- oder CSV-Datei um, mit jeder Spalte des Auszugs und den Beträgen im Schweizer Zahlenformat. Ein Filter auf Ihre private IBAN liefert alle Überweisungen an sich selbst, ein zweiter auf Krankenkasse und Steuerverwaltung die übrigen grossen Posten. Den Rest prüfen Sie Zeile für Zeile, am besten monatlich. Wie der Auszug Ihrer Bank in der Tabelle aussieht, zeigen die Seiten zu Raiffeisen, PostFinance und der Zürcher Kantonalbank.

Führen Sie die Buchhaltung in Banana, erhält die Spalte für das Gegenkonto bei den markierten Zeilen 2850, wie im Beitrag zum Import in Banana Buchhaltung beschrieben. Wer ohne Buchhaltungssoftware arbeitet, führt die markierte Tabelle direkt als Aufstellung weiter – wie, zeigt die Seite für Selbständige. Macht das Treuhandbüro den Abschluss, braucht es dieselbe Tabelle mit derselben Markierung. Auf der Seite für Treuhänder steht, in welcher Form Mandate ihre Auszüge am einfachsten weitergeben.

Häufige Fragen

Welches Konto ist für Privatbezüge? 2850 Privat im Schweizer Kontenrahmen KMU, im Block Eigenkapital für Einzelunternehmen. Bezüge stehen im Soll, Einlagen im Haben. Am Jahresende wird das Konto über 2800 Eigenkapital abgeschlossen.

Ist ein Privatbezug Geschäftsaufwand? Nein. Er mindert weder den Gewinn noch das Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit, sondern zeigt nur, wie viel vom Gewinn den Betrieb verlassen hat. Unterhaltskosten und Steuern sind nach Art. 34 DBG nicht abziehbar.

Muss ich Privatbezüge in der Steuererklärung angeben? Ja. Ohne kaufmännische Buchhaltung verlangt Art. 125 Abs. 2 lit. b DBG eine Aufstellung über Privatentnahmen und Privateinlagen. Mit Buchhaltung steht die Bewegung auf dem Konto 2850 in der Jahresrechnung.

Sind die persönlichen AHV-Beiträge ein Privatbezug? Nein, sie sind Geschäftsaufwand und stehen so in den kantonalen Fragebögen. Die Ausgleichskasse rechnet sie nach Art. 9 Abs. 4 AHVG zum gemeldeten Einkommen wieder hinzu. Säule 3a und Krankenkasse dagegen sind Privatbezüge.

Was ist der Unterschied zwischen Privatbezug und Umbuchung? Bei der Umbuchung bleibt das Geld im Betrieb und wechselt nur das Konto, etwa aufs Sparkonto oder in die Kasse. Beim Privatbezug verlässt es den Betrieb.

Gibt es Privatbezüge auch bei einer GmbH? Nein. Zahlungen an die Inhaberin oder den Inhaber sind Lohn, Dividende oder ein Darlehen über das Kontokorrent. Ein Bezug ohne Rechtsgrund wäre eine geldwerte Leistung.

Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Beratung. Welche Ansätze und Formulare in Ihrem Kanton gelten, klären Sie mit der kantonalen Wegleitung oder Ihrem Treuhandbüro.