Die Steuererklärung einer Einzelfirma ist keine eigene Erklärung. Das Geschäftsergebnis gehört in Ihre persönliche Steuererklärung, neben Lohn, Wertschriften und Abzügen. Was sich unterscheidet, sind die Beilagen: Art. 125 Abs. 2 DBG schreibt vor, welche Aufstellungen Selbständigerwerbende einreichen müssen. Die meisten Zahlen dafür stehen bereits im Kontoauszug des Geschäftskontos. Dieser Beitrag zeigt, welche Unterlagen das Steueramt verlangt, was der Auszug davon abdeckt und was passiert, wenn die Beilagen fehlen.
Zwei Varianten nach Art. 125 Abs. 2 DBG
Das Gesetz kennt für natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit zwei Wege:
- Mit kaufmännischer Buchhaltung: die unterzeichneten Jahresrechnungen der Steuerperiode, also Bilanz und Erfolgsrechnung (lit. a).
- Mit vereinfachter Buchführung nach Art. 957 Abs. 2 OR: Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und Privateinlagen der Steuerperiode (lit. b).
Welcher Weg gilt, entscheidet der Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres: Unter CHF 500'000 genügt die vereinfachte Buchführung, die sogenannte Milchbüchleinrechnung. Darüber sind Bilanz und Erfolgsrechnung Pflicht. Freiwillig dürfen Sie jederzeit eine Buchhaltung führen und dann die Jahresrechnung einreichen.
Daneben bleibt Art. 125 Abs. 1 DBG bestehen: Lohnausweise für eine Anstellung neben der Einzelfirma und das Verzeichnis über sämtliche Wertschriften, Forderungen und Schulden. Ob das Geschäftskonto dort oder in der Vermögensaufstellung erscheint, regelt die Wegleitung Ihres Kantons. Doppelt zählen darf es nirgends.
Die Kantone stellen für Selbständigerwerbende eigene Fragebögen und Hilfsblätter bereit, in die Sie die Summen übertragen. Die Aufstellungen selbst legen Sie bei. Unterschreiben Sie sie wie eine Jahresrechnung.
Die drei Aufstellungen und was der Kontoauszug liefert
Einnahmen und Ausgaben
Läuft der Zahlungsverkehr über ein Geschäftskonto, ist der Auszug die Quelle für diese Aufstellung. Jede Gutschrift ist eine mögliche Einnahme, jede Belastung eine mögliche Ausgabe, und zu jeder Zeile liefert die Bank Buchungsdatum, Valuta, Buchungstext, Betrag und Saldo.
Was die Bank nicht liefert, ist die Art der Ausgabe. Die Steuerverwaltung will die Ausgaben nach Arten gegliedert sehen: Warenaufwand, Miete, Fahrzeug, Versicherungen, Telefon, Büromaterial. Diese Zuordnung treffen Sie Zeile für Zeile. Eine Belastung über CHF 1'249.00 beim Elektronikhändler ist erst dann eine Ausgabe, wenn feststeht, dass es der Laptop fürs Geschäft war.
Drei Posten gehören nicht in diese Aufstellung, obwohl sie im Auszug wie Einnahmen oder Ausgaben aussehen: Überträge zwischen eigenen Konten, Bezüge für die Geschäftskasse und alles, was privat ist. Dazu gleich mehr.
Vermögenslage per 31. Dezember
Der Bankteil ist einfach: Der Saldo per 31. Dezember aus dem letzten Auszug des Jahres ist das Bankguthaben. Nehmen Sie den Saldo aus dem Auszug, nicht den Kontostand, den das E-Banking im März anzeigt. Über den Jahreswechsel entscheidet ausserdem die Datumsspalte, in welches Jahr eine Zahlung fällt. Bleiben Sie bei derselben Spalte wie im Vorjahr.
Der Rest steht in keinem Auszug: der Kassenbestand, die offenen Kundenrechnungen (Debitoren), die offenen Lieferantenrechnungen (Kreditoren), das Warenlager und die Geschäftseinrichtung mit ihrem Buchwert. Für die Debitoren brauchen Sie Ihre Rechnungskopien, denn eine Dezemberrechnung, die im Januar bezahlt wird, erscheint im Auszug erst im neuen Jahr.
Privatentnahmen und Privateinlagen
Als Inhaberin oder Inhaber einer Einzelfirma zahlen Sie sich keinen Lohn. Was Sie fürs Leben brauchen, ist eine Privatentnahme, und die gehört in die dritte Aufstellung, nicht zu den Ausgaben. Im Auszug sieht sie aus wie jede andere Zahlung:
- die monatliche Überweisung aufs Privatkonto
- private Rechnungen, die vom Geschäftskonto bezahlt werden: Krankenkasse, Miete der Wohnung, die eigenen Steuern
- Bargeldbezüge, die nicht in die Geschäftskasse fliessen
In die Gegenrichtung sind Überweisungen vom Privatkonto aufs Geschäftskonto Privateinlagen, keine Einnahmen.
Dazu kommen die Privatanteile: der private Teil am Geschäftsauto, am Telefon oder an der gemischt genutzten Wohnung. Sie stehen in keinem Auszug, sondern werden nach den Ansätzen der kantonalen Wegleitung berechnet und zu den Privatentnahmen gezählt.
Diese Aufstellung entscheidet über mehr als die Steuer. Nach Art. 9 Abs. 3 AHVG ermitteln die kantonalen Steuerbehörden das Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und das im Betrieb eingesetzte eigene Kapital und melden beides der Ausgleichskasse. Was in der Steuererklärung steht, bestimmt also auch die AHV-Beiträge. Eine Privatentnahme, die als Ausgabe verbucht wurde, senkt das Einkommen zu Unrecht und wird aufgerechnet, sobald jemand hinschaut.
Was ohne Aufstellungen passiert
Die Beilagen sind Teil der Mitwirkungspflicht. Nach Art. 126 DBG müssen Sie alles tun, um eine vollständige und richtige Veranlagung zu ermöglichen, und auf Verlangen Geschäftsbücher, Belege und Urkunden über den Geschäftsverkehr vorlegen. Die Kontoauszüge selbst reichen Sie also nicht ein, das Steueramt kann sie aber jederzeit nachfordern.
Fehlen die Aufstellungen, folgt zuerst eine Mahnung. Bleibt sie ohne Wirkung oder lassen sich die Steuerfaktoren mangels zuverlässiger Unterlagen nicht ermitteln, veranlagt das Steueramt nach Art. 130 Abs. 2 DBG nach pflichtgemässem Ermessen. Dabei darf es Erfahrungszahlen, die Vermögensentwicklung und Ihren Lebensaufwand heranziehen. Eine solche Ermessensveranlagung fällt selten zu Ihren Gunsten aus, und sie lässt sich nach Art. 132 Abs. 3 DBG nur wegen offensichtlicher Unrichtigkeit anfechten, mit Begründung und Beweismitteln.
Die Aufstellungen und alle Belege, die mit der Tätigkeit zusammenhängen, bewahren Sie nach Art. 126 Abs. 3 DBG zehn Jahre auf, die Kontoauszüge eingeschlossen. Was das für die Ablage bedeutet und warum das E-Banking dafür nicht reicht, steht im Beitrag zur Aufbewahrung von Kontoauszügen.
Die Beilagen aus dem E-Banking vorbereiten
Der Weg vom Auszug zu den drei Aufstellungen ist jedes Jahr derselbe:
- Alle Auszüge des Jahres herunterladen, für jedes Geschäftskonto und die Kreditkarte, als PDF. Manche Banken löschen E-Dokumente nach gut einem Jahr aus dem Postfach.
- Die Buchungen in eine Tabelle bringen. Ein PDF lässt sich weder filtern noch summieren. SmartKontoauszug wandelt die Auszüge Schweizer Banken in eine Excel- oder CSV-Datei um, mit Buchungsdatum, Valuta, Buchungstext, Betrag und Saldo in eigenen Spalten und den Beträgen im Schweizer Zahlenformat. Wie das für Ihre Bank aussieht, zeigen die Seiten zu PostFinance, UBS, Raiffeisen und der Zürcher Kantonalbank.
- Umbuchungen, Privatentnahmen und Privateinlagen markieren, bevor Sie etwas zuordnen. Die Privatzeilen sind damit schon die dritte Aufstellung.
- Jeder übrigen Zeile eine Einnahmen- oder Ausgabenart geben. Die Summen je Art sind die erste Aufstellung.
- Abstimmen: Anfangssaldo plus Einnahmen minus Ausgaben plus Privateinlagen minus Privatentnahmen muss den Saldo per 31. Dezember ergeben. Geht die Rechnung nicht auf, fehlt eine Zeile.
- Ergänzen, was der Auszug nicht kennt: Kassabuch, Debitoren, Kreditoren, Inventar und Privatanteile. Mit dem Endsaldo ergibt das die zweite Aufstellung.
- Fragebogen des Kantons ausfüllen, Aufstellungen unterschreiben und beilegen. Die Einreichefrist legt der Kanton fest, eine Fristerstreckung beantragen Sie online beim kantonalen Steueramt.
Führt ein Treuhandbüro Ihre Buchhaltung oder füllt es die Steuererklärung aus, braucht es dieselben Auszüge in derselben Form. Auf der Seite für Treuhänder steht, wie Mandate sie am einfachsten weiterverarbeiten.
Häufige Fragen
Muss ich die Kontoauszüge mit der Steuererklärung einreichen? Nein. Beizulegen sind die Jahresrechnung oder die drei Aufstellungen nach Art. 125 Abs. 2 DBG. Die Auszüge legen Sie nach Art. 126 Abs. 2 DBG auf Verlangen vor und bewahren sie zehn Jahre auf.
Reicht der Saldo per 31. Dezember als Vermögensaufstellung? Er ist nur der Bankteil. Dazu kommen Kasse, Debitoren, Kreditoren, Warenlager und Geschäftseinrichtung. Für die Einnahmen und Ausgaben sagt der Endsaldo gar nichts.
Brauche ich eine Bilanz? Erst ab einem Umsatzerlös von CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr oder wenn Sie freiwillig eine kaufmännische Buchhaltung führen. Darunter genügen die Aufstellungen nach Art. 957 Abs. 2 OR.
Was gilt, wenn ich das Privatkonto geschäftlich nutze? Dann ordnen Sie jede Zeile des Auszugs als geschäftlich oder privat ein. In die Aufstellungen gehören nur die geschäftlichen Bewegungen, und wie das Konto selbst zu deklarieren ist, sagt die Wegleitung Ihres Kantons. Ein eigenes Geschäftskonto erspart diese Arbeit jedes Jahr.
Was passiert, wenn die Aufstellungen fehlen? Nach einer Mahnung veranlagt das Steueramt nach pflichtgemässem Ermessen (Art. 130 Abs. 2 DBG). Diese Veranlagung lässt sich nur wegen offensichtlicher Unrichtigkeit anfechten.
Wer meldet mein Einkommen der AHV? Die kantonale Steuerbehörde. Sie ermittelt das Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und das eingesetzte Eigenkapital und meldet beides der Ausgleichskasse (Art. 9 Abs. 3 AHVG).
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Beratung. Welche Formulare und Ansätze in Ihrem Kanton gelten, klären Sie mit der kantonalen Wegleitung oder Ihrem Treuhandbüro.