Milchbüchleinrechnung mit dem Kontoauszug führen

Wer eine Einzelfirma mit weniger als CHF 500'000 Umsatz führt, braucht keine doppelte Buchhaltung. Es genügt die Milchbüchleinrechnung: Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben und, auf Jahresende, über die Vermögenslage. Den grössten Teil der Zahlen hat Ihre Bank schon aufgeschrieben. Es fehlt der Weg vom Kontoauszug zu einer Aufstellung, die das Steueramt nachvollziehen kann – und das Wissen darüber, was der Auszug nicht zeigt.

Wer die Milchbüchleinrechnung führen darf

Der Begriff steht in keinem Gesetz. Gemeint ist die vereinfachte Buchführung nach Art. 957 Abs. 2 OR. Danach müssen lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen:

Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr
Vereine und Stiftungen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen müssen
Stiftungen, die von der Pflicht zur Revisionsstelle befreit sind

Massgebend ist der Umsatz des Vorjahres, nicht der des laufenden Jahres. Wer die Grenze erreicht, führt ab dem folgenden Geschäftsjahr eine kaufmännische Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Freiwillig dürfen Sie das auch früher.

Vereinfacht heisst allerdings nicht beliebig. Nach Art. 957 Abs. 3 OR gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss: vollständig, wahrheitsgetreu, nachprüfbar und mit einem Beleg für jede Buchung.

Was hineingehört

Die Eidgenössische Steuerverwaltung nennt in ihrer Wegleitung zu den Fragebögen für Selbständigerwerbende Mindestanforderungen für alle, die keine Buchhaltung führen. Sie zerfallen in zwei Teile.

Laufend, das ganze Jahr:

Einnahmen und Ausgaben lückenlos, fortlaufend und wahrheitsgetreu aufzeichnen
die Aufzeichnungen mindestens einmal im Monat saldieren, das Kassabuch wöchentlich
bei jeder Ausgabe das Datum, den Empfänger und die Art der Ausgabe festhalten

Auf Jahresende:

Inventare der Warenvorräte und der Geschäftseinrichtung
die offenen Kundenguthaben (Debitoren)
die übrigen Guthaben, also Bank- und Postkonten
sämtliche Schulden

Mit der Steuererklärung reichen Sie dann unterzeichnete Aufstellungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und Privateinlagen ein. So verlangt es Art. 125 Abs. 2 DBG.

Was der Kontoauszug liefert – und was nicht

Läuft der Zahlungsverkehr über ein Geschäftskonto, erledigt der Auszug einen grossen Teil davon. Jede Zahlung, jede Belastung und jede Gutschrift steht dort mit Datum, Betrag und einem Buchungstext, der meist schon den Empfänger oder Auftraggeber nennt. Der Saldo per 31. Dezember ist genau das Bankguthaben, das in die Vermögenslage gehört.

Vier Dinge zeigt er nicht:

Die Art der Ausgabe. Eine Kartenzahlung über CHF 1'249.00 beim Elektronikhändler kann der Laptop fürs Geschäft sein oder der Fernseher fürs Wohnzimmer. Die Kostenart vergeben Sie selbst, Zeile für Zeile.
Das Bargeld. Was bar eingenommen und ausgegeben wird, gehört ins Kassabuch. Ein Bezug am Bancomaten ist entweder eine Umbuchung in die Geschäftskasse oder ein Privatbezug – eine Ausgabe ist er nicht.
Offene Rechnungen. Eine Rechnung, die Sie im Dezember gestellt haben und die im Januar bezahlt wird, taucht im Auszug erst im neuen Jahr auf. Für die Debitoren per 31. Dezember brauchen Sie Ihre Rechnungskopien, nicht die Bank.
Die Leistung selbst. Der Auszug belegt, dass und wann gezahlt wurde. Was gekauft oder geleistet wurde, steht auf der Rechnung. Als Beleg brauchen Sie beides.

Zahlungsdatum oder Rechnungsdatum

Unterjährig haben Sie die Wahl. Wer nicht buchführungspflichtig ist, darf Einnahmen und Ausgaben im Zeitpunkt der Bezahlung erfassen (Ist-Methode) oder dann, wenn der Anspruch entstanden ist (Soll-Methode). Für die Ist-Methode ist der Kontoauszug die natürliche Quelle, weil er den Zahlungstag zeigt.

Ganz ohne Rechnungen kommen Sie aber auch mit der Ist-Methode nicht aus, denn die Aufstellung auf Jahresende enthält die Debitoren und Schulden. Und die kantonale Praxis zieht eine Grenze: Nach dem Steuerbuch des Kantons Solothurn etwa muss, wer Kreditoren oder Rückstellungen ausweist, auch die Einnahmen nach der Soll-Methode abgrenzen. Welche Methode zu Ihnen passt, klären Sie am besten einmal mit dem Treuhandbüro und bleiben dann dabei. Ein Wechsel von Jahr zu Jahr erzeugt genau an der Grenze doppelte oder fehlende Einnahmen.

Dasselbe gilt für die zwei Datumsspalten im Auszug. Das Buchungsdatum ist der Tag, an dem die Bank gebucht hat, die Valuta der Tag, ab dem der Betrag zinswirksam ist. Meist fallen beide zusammen oder liegen einen Werktag auseinander. Über den Jahreswechsel entscheidet die Spalte aber, in welches Jahr eine Zahlung fällt. Nehmen Sie jedes Jahr dieselbe.

Privat und geschäftlich trennen

Privatentnahmen und Privateinlagen weisen Sie nach Art. 125 Abs. 2 DBG eigens aus. Im Auszug sehen sie aus wie gewöhnliche Zahlungen, und deshalb landen sie so oft in der falschen Spalte:

Die monatliche Überweisung aufs Privatkonto ist ein Privatbezug, keine Ausgabe. Als Inhaber einer Einzelfirma zahlen Sie sich keinen Lohn.
Geld, das Sie vom Privatkonto aufs Geschäftskonto überweisen, ist eine Privateinlage, keine Einnahme.
Überträge zwischen zwei eigenen Geschäftskonten sind Umbuchungen und gehören weder zu den Einnahmen noch zu den Ausgaben.
Private Rechnungen, die Sie vom Geschäftskonto bezahlen – die Krankenkassenprämie, die eigenen Steuern –, sind ebenfalls Privatbezüge.

Wer kein eigenes Geschäftskonto hat, markiert im gemischten Konto jede Zeile als privat oder geschäftlich. Das ist zulässig, kostet aber bei jedem Jahresabschluss Zeit. Ein separates Konto ist für die Milchbüchleinrechnung die grösste einzelne Erleichterung.

Zwei Sammelposten brauchen zusätzlich einen zweiten Blick:

Auszahlungen von Kartenterminals und Zahlungsanbietern fassen die Umsätze mehrerer Tage zusammen und ziehen die Gebühren vorher ab. Die Einnahme ist der Bruttoumsatz, die Gebühr eine Ausgabe – der Nettobetrag im Auszug ist keins von beidem.
Die Kreditkarte erscheint im Auszug nur als monatliche Belastung. Die einzelnen Ausgaben stehen auf der Kreditkartenabrechnung, und nur dort lässt sich jede einer Kostenart zuordnen.

MWST: Der Auszug zeigt Bruttobeträge

Liegt Ihr Umsatz aus Leistungen im In- und Ausland unter 100'000 Franken im Jahr, sind Sie nach Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG von der Steuerpflicht befreit. Die Beträge aus dem Auszug übernehmen Sie dann direkt.

Sind Sie MWST-pflichtig, zeigt der Auszug nur den Bruttobetrag. Wie viel davon Steuer ist, steht auf der Rechnung. Rechnen Sie mit der Saldosteuersatzmethode ab, wird die Steuer als Prozentsatz vom Bruttoumsatz berechnet, und die Vorsteuer muss nicht ermittelt werden. Die Ausgaben müssen Sie dann nicht aufteilen.

Die zweite Frage ist die Abrechnungsart. Der Normalfall sind nach Art. 39 MWSTG die vereinbarten Entgelte, die Steuer richtet sich also grundsätzlich nach der Rechnung. Nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem Zahlungseingang, rechnen Sie nur auf Antrag ab. Erst dann folgt auch die MWST dem Kontoauszug.

Aufbewahrung: zehn Jahre

Die Aufstellungen und alle Belege, die mit der selbständigen Tätigkeit zusammenhängen, sind nach Art. 126 Abs. 3 DBG zehn Jahre aufzubewahren, die Kontoauszüge eingeschlossen. Für die Art der Aufbewahrung verweist das Gesetz auf die Regeln des OR. Wie eine Ablage aussieht, die diese Frist übersteht, und warum das E-Banking dafür nicht reicht, steht im Beitrag zur Aufbewahrung von Kontoauszügen in der Schweiz.

Vom Auszug zur Aufstellung

Der praktische Weg ist jedes Jahr derselbe:

Alle Auszüge des Jahres sammeln, lückenlos und für jedes Konto, dazu das Kassabuch.
In eine Tabelle bringen, damit sich filtern und summieren lässt.
Umbuchungen, Privatbezüge und Privateinlagen markieren, bevor Sie kategorisieren.
Jeder übrigen Zeile eine Kostenart oder Einnahmenart zuordnen.
Monatlich saldieren: Anfangssaldo plus Gutschriften minus Belastungen muss den Endsaldo des Auszugs ergeben. Geht die Rechnung nicht auf, fehlt eine Zeile.
Auf Jahresende ergänzen, was der Auszug nicht kennt: Debitoren, Schulden und Inventar.

Schritt 2 kostet von Hand die meiste Zeit, weil ein PDF keine Tabelle ist, sondern ein Bild von einer Tabelle. SmartKontoauszug wandelt die Auszüge Schweizer Banken in eine Excel- oder CSV-Datei um, mit Buchungsdatum, Valuta, Buchungstext und Betrag in eigenen Spalten und den Beträgen im Schweizer Zahlenformat. Wie das für Ihre Bank aussieht, steht auf den Seiten zu PostFinance, Raiffeisen, UBS und der Migros Bank.

Führt ein Treuhandbüro Ihre Buchhaltung oder füllt es Ihre Steuererklärung aus, lohnt sich ein Blick auf die Seite für Treuhänder. Dort steht, in welcher Form sich die Auszüge am einfachsten weiterverarbeiten lassen.

Häufige Fragen

Was ist eine Milchbüchleinrechnung? Die umgangssprachliche Bezeichnung für die vereinfachte Buchführung nach Art. 957 Abs. 2 OR: Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage, ohne doppelte Buchhaltung.

Ab welchem Umsatz brauche ich eine kaufmännische Buchhaltung? Ab einem Umsatzerlös von 500'000 Franken im letzten Geschäftsjahr. Dann müssen Einzelunternehmen und Personengesellschaften Bücher mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen.

Reicht der Kontoauszug als Beleg? Für die Zahlung ja, für die Leistung nicht. Der Auszug zeigt, dass und wann gezahlt wurde, die Rechnung zeigt, wofür. Aufzubewahren sind beide.

Muss ich Bargeld separat erfassen? Ja, in einem Kassabuch, das nach der Wegleitung der ESTV wöchentlich saldiert wird. Bargeldbezüge für die Geschäftskasse und Bareinzahlungen sind Umbuchungen zwischen Kasse und Bank, weder Einnahmen noch Ausgaben.

Wie lange muss ich die Unterlagen aufbewahren? Zehn Jahre nach Art. 126 Abs. 3 DBG, die Kontoauszüge eingeschlossen.

Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Beratung. Welche Aufzeichnungen in Ihrem Fall verlangt werden und wie Ihr Kanton sie handhabt, klären Sie mit Ihrem Treuhandbüro.