MWST-Abrechnung in der Schweiz vorbereiten

Die MWST-Abrechnung ist für die meisten Unternehmen in der Schweiz ein fester Termin, je nach Methode jedes Quartal oder jedes Halbjahr. Wie viel Arbeit sie macht, hängt weniger vom Formular im ePortal ab als von zwei Entscheidungen, die Sie einmal treffen: effektive Methode oder Saldosteuersatz, vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte. Wer mit Saldosteuersatz nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, findet den grössten Teil der Zahlen auf dem Kontoauszug.

Wer abrechnen muss

Steuerpflichtig ist, wer mit seinem Unternehmen innerhalb eines Jahres im In- und Ausland mindestens 100'000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG). Für ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine und für gemeinnützige Organisationen liegt die Grenze bei 250'000 Franken. Wer steuerpflichtig wird, meldet sich innert 30 Tagen bei der ESTV an (Art. 66 MWSTG).

Seit 1. Januar 2025 läuft das ganze Verfahren elektronisch. Anmeldung, Abrechnung und Korrekturen gehen nach Art. 123 MWSTV nur noch über das ePortal der ESTV, Papierformulare gibt es nicht mehr.

Quartal, Halbjahr oder Jahr

Wie oft Sie abrechnen, regelt Art. 35 MWSTG:

Die jährliche Abrechnung gibt es seit 2025. Beantragt wird sie im ePortal spätestens 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode, also bis Ende Februar. Unterjährig zahlen Sie dann Raten, die die ESTV aus der Steuerforderung des Vorjahres berechnet: bei der effektiven Methode drei Raten am 30. Mai, 30. August und 30. November, beim Saldosteuersatz eine Rate am 30. August. Die Jahresabrechnung ist bis Ende Februar des Folgejahres einzureichen und zu bezahlen. Die jährliche Abrechnung gilt mindestens für eine ganze Steuerperiode, und wer zurückwechselt, kann frühestens nach drei Steuerperioden wieder jährlich abrechnen.

Die Frist: 60 Tage nach Periodenende

Die Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Periode unaufgefordert einzureichen (Art. 71 MWSTG). In derselben Frist ist die Steuer zu bezahlen (Art. 86 MWSTG). Bei vierteljährlicher Abrechnung heisst das:

• 1. Quartal: Ende Mai
• 2. Quartal: Ende August
• 3. Quartal: Ende November
• 4. Quartal: Ende Februar des Folgejahres

Wer halbjährlich abrechnet, hat die Termine Ende August und Ende Februar. Das verbindliche Datum steht im ePortal bei der jeweiligen Abrechnung.

Reicht die Zeit nicht, lässt sich die Einreichefrist im ePortal verlängern. Wer zu spät zahlt, schuldet ohne Mahnung einen Verzugszins (Art. 87 MWSTG), gerechnet vom Fälligkeitsdatum bis zum Zahlungseingang. Der Satz liegt 2026 und 2027 bei 4 %. Verzugszinsen unter 100 Franken erhebt die ESTV grundsätzlich nicht.

Effektive Methode oder Saldosteuersatz

Bei der effektiven Methode berechnen Sie die MWST auf Ihren Umsätzen und ziehen die Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen ab (Art. 36 MWSTG). Dafür teilen Sie jeden Umsatz nach Steuersatz auf: 8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz, 3,8 % für Beherbergung.

Bei der Saldosteuersatzmethode multiplizieren Sie Ihre Umsätze einschliesslich Steuer mit einem Branchensatz, den die ESTV bewilligt (Art. 37 Abs. 2 MWSTG). Die Vorsteuer ist darin pauschal berücksichtigt und wird nicht ermittelt. Einige Sätze aus der Verordnung der ESTV über die Höhe der Saldosteuersätze: 6,2 % für ein Grafikatelier, ein Treuhandbüro oder Informatik-Dienstleistungen, 5,3 % für einen Coiffeursalon.

Möglich ist das bis 5'024'000 Franken Umsatz und 108'000 Franken Steuer im Jahr, berechnet mit dem eigenen Saldosteuersatz. Die Methode ist bei der ESTV zu beantragen und mindestens eine Steuerperiode beizubehalten. Wer zur effektiven Methode wechselt, kann frühestens nach drei Jahren zurück.

Vereinbart oder vereinnahmt: wann der Kontoauszug die Zahlen liefert

Der Normalfall sind vereinbarte Entgelte (Art. 39 MWSTG). Die Steuer entsteht mit der Rechnungsstellung, der Anspruch auf Vorsteuer mit dem Empfang der Rechnung (Art. 40 Abs. 1 MWSTG). Ob und wann bezahlt wird, spielt keine Rolle.

Auf Antrag rechnen Sie nach vereinnahmten Entgelten ab. Dann entsteht die Steuer mit dem Zahlungseingang und der Vorsteueranspruch mit der Bezahlung (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Die gewählte Abrechnungsart gilt mindestens für eine Steuerperiode.

Der Unterschied an einem Beispiel: Ein Unternehmen, das vierteljährlich abrechnet, stellt am 28. März eine Rechnung über CHF 5'405.00, darin CHF 405.00 MWST. Bezahlt wird am 3. April. Nach vereinbarten Entgelten gehört die Steuer in die Abrechnung für das erste Quartal, nach vereinnahmten in die für das zweite.

Auch bei vereinbarten Entgelten zählt der Auszug

Drei Fälle folgen trotzdem dem Zahlungseingang oder zeigen sich erst im Auszug:

• Vorauszahlungen sind im Zeitpunkt des Eingangs zu versteuern (Art. 40 Abs. 1 lit. c MWSTG).
• Leistungen ohne Rechnung, etwa Kartenzahlungen im Laden, ebenfalls.
• Skonti und Rabatte: Zahlt ein Kunde weniger als fakturiert, passen Sie die Steuer in der Periode an, in der Sie die Korrektur verbuchen oder das tiefere Entgelt vereinnahmen (Art. 41 MWSTG). Der Abzug gehört in Ziffer 235.

Rechenbeispiel mit Saldosteuersatz

Am wenigsten Aufwand macht die Kombination aus Saldosteuersatz und vereinnahmten Entgelten. Der Saldosteuersatz wird auf den Betrag inklusive Steuer angewendet, und genau diesen Betrag zeigt der Kontoauszug.

Ein Grafikatelier mit einem Saldosteuersatz von 6,2 % hat im ersten Halbjahr 2026 Gutschriften von CHF 78'450.00 auf dem Geschäftskonto. Darunter sind eine Privateinlage von CHF 3'000.00 und eine Umbuchung vom eigenen Sparkonto über CHF 2'000.00, beides kein Entgelt. Es bleiben CHF 73'450.00, und die Steuer beträgt CHF 73'450.00 × 6,2 % = CHF 4'553.90. Bareinnahmen aus dem Kassabuch kämen noch dazu.

Die wichtigsten Ziffern im Formular

Für ein kleines Unternehmen mit effektiver Methode reicht meist eine Handvoll Ziffern:

Beim Saldosteuersatz tragen Sie die Umsätze statt in Ziffer 303 bis 343 in Ziffer 323 und, bei einem zweiten bewilligten Satz, in Ziffer 333 ein. Die Vorsteuerziffern entfallen.

Vom Kontoauszug zur MWST-Abrechnung

Bei vereinnahmten Entgelten hat sich dieser Ablauf bewährt:

1. Alle Auszüge der Periode sammeln, für jedes Geschäftskonto und ohne Lücke, dazu das Kassabuch.
2. In eine Tabelle bringen, mit Buchungsdatum, Valuta, Buchungstext und Betrag in eigenen Spalten.
3. Aussortieren, was kein Entgelt und keine Vorsteuer enthält. Dazu gehören Umbuchungen zwischen eigenen Konten, Privateinlagen und Privatbezüge, Darlehen, Löhne, AHV-Beiträge, Versicherungsprämien und Kontoführungsgebühren. Auch die Zahlung der letzten Abrechnung an die ESTV gehört nicht dazu.
4. Auszahlungen von Kartenterminals und Zahlungsanbietern hochrechnen. Steuerbar ist, was Ihre Kundschaft bezahlt hat, nicht der Betrag nach Abzug der Gebühren.
5. Jede verbleibende Zeile ihrer Rechnung zuordnen und bei der effektiven Methode nach Steuersatz aufteilen.
6. Summen je Ziffer bilden und gegen den Saldo prüfen: Anfangssaldo plus Gutschriften minus Belastungen muss den Endsaldo ergeben. Stimmt das nicht, fehlt eine Zeile.

Bei vereinbarten Entgelten ist die Reihenfolge umgekehrt. Massgeblich sind die Rechnungen, der Auszug dient als Kontrolle für Vorauszahlungen, Skonti und offene Posten.

In beiden Fällen kostet Schritt 2 von Hand die meiste Zeit, weil ein PDF-Auszug keine Tabelle ist. SmartKontoauszug wandelt die Auszüge Schweizer Banken in eine Excel- oder CSV-Datei um, mit den Beträgen im Schweizer Zahlenformat. Wie das für Ihre Bank aussieht, steht auf den Seiten zu PostFinance, UBS, Raiffeisen, der Zürcher Kantonalbank und Valiant. Wie dieselbe Tabelle in die Jahresaufstellung einer Einzelfirma einfliesst, zeigt der Beitrag zur Milchbüchleinrechnung mit dem Kontoauszug.

Übernimmt ein Treuhandbüro Ihre MWST-Abrechnung, zeigt die Seite für Treuhänder, wie sich die Auszüge mehrerer Mandanten auf einmal als Tabelle aufbereiten lassen.

Bezugsteuer: Belastungen in Fremdwährung prüfen

Bezieht Ihr Unternehmen Dienstleistungen von Firmen mit Sitz im Ausland, die nicht im MWST-Register eingetragen sind, schulden Sie die Steuer darauf selbst (Art. 45 MWSTG). Sie gehört als Bezugsteuer in Ziffer 383. Im Auszug fallen solche Bezüge oft als Kartenbelastung in Euro oder Dollar auf, etwa für ein Software-Abo. Das ist ein guter Anlass, die Rechnung auf eine Schweizer MWST-Nummer zu prüfen.

Bei der effektiven Methode ziehen Sie die Bezugsteuer in derselben Abrechnung wieder als Vorsteuer ab, soweit Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Beim Saldosteuersatz zahlen Sie sie zum gesetzlichen Satz, ohne Abzug. Auch wer nicht MWST-pflichtig ist, schuldet die Bezugsteuer, sobald solche Bezüge im Kalenderjahr 10'000 Franken übersteigen.

Fehler korrigieren: der 180. Tag

Stellen Sie beim Jahresabschluss fest, dass eine Abrechnung falsch war, korrigieren Sie das spätestens in der Abrechnung für die Periode, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 MWSTG). Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr und rechnen Sie vierteljährlich ab, ist das die Abrechnung für das zweite Quartal des Folgejahres. Auch die Korrektur läuft über das ePortal.

Bei vereinnahmten Entgelten ist die Abstimmung schnell gemacht: Die deklarierten Entgelte des Jahres müssen zu den Gutschriften aller Auszüge und den Bareinnahmen passen, abzüglich dessen, was Sie aussortiert haben. Aufbewahren müssen Sie die Unterlagen nach Art. 70 MWSTG bis zur absoluten Verjährung, also zehn Jahre nach Ende der Steuerperiode. Wie eine Ablage aussieht, die diese Frist übersteht, steht im Beitrag zur Aufbewahrung von Kontoauszügen in der Schweiz.

Häufige Fragen

Bis wann muss die MWST-Abrechnung bei der ESTV sein? Innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode, für das erste Quartal also Ende Mai. Die Zahlung ist in derselben Frist fällig.

Wie oft muss ich die MWST abrechnen? Bei der effektiven Methode vierteljährlich, mit Saldosteuersatz halbjährlich. Auf Antrag ist die Abrechnung monatlich möglich, bei einem Umsatz bis 5'005'000 Franken auch jährlich.

Ab welchem Umsatz bin ich MWST-pflichtig? Ab 100'000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen im Jahr, im In- und Ausland zusammengerechnet.

Kann ich die MWST-Abrechnung aus dem Kontoauszug erstellen? Nach vereinnahmten Entgelten liefert der Auszug den Zeitpunkt und den Betrag inklusive Steuer. Mit Saldosteuersatz reicht das meist, bei der effektiven Methode brauchen Sie zusätzlich den Steuersatz aus der Rechnung.

Was passiert, wenn ich zu spät zahle? Die ESTV verrechnet ohne Mahnung einen Verzugszins, 2026 und 2027 zu 4 %. Verzugszinsen unter 100 Franken werden grundsätzlich nicht erhoben.

Dieser Beitrag gibt den Stand September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung. Welche Abrechnungsmethode und welche Abrechnungsart zu Ihnen passen, klären Sie mit Ihrem Treuhandbüro.