Die Frist ist kurz zusammengefasst: zehn Jahre. Interessanter ist, ab wann sie läuft, was genau darunter fällt und in welcher Form die Unterlagen vorliegen müssen – denn hier gehen die Annahmen am häufigsten auseinander, und das E-Banking ist selten die Antwort, für die es gehalten wird.
Die Frist und ihr Startpunkt
Nach Art. 958f OR sind die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und der Geschäftsbericht zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des einzelnen Belegs, sondern mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, zu dem er gehört.
Ein Kontoauszug vom März 2026 gehört bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr folgt, zum Geschäftsjahr 2026. Dieses endet am 31. Dezember 2026, die Frist läuft ab da – der Auszug ist also bis Ende 2036 aufzubewahren, nicht bis März 2036. Wer nach Belegdatum rechnet, räumt regelmässig zu früh auf.
Zehn Jahre sind deutlich länger als in den Nachbarländern: In Deutschland und Österreich liegen die vergleichbaren Fristen bei sechs bis zehn beziehungsweise sieben Jahren. Wer für mehrere Länder ablegt, richtet sich sinnvollerweise nach der längsten Frist.
Ist der Kontoauszug überhaupt ein Buchungsbeleg?
Ja – er ist der Nachweis des Zahlungsflusses. Damit gehört er zu den Buchungsbelegen und fällt unter dieselbe Frist wie die Buchhaltung selbst.
Er ersetzt aber die Rechnung nicht. Der Auszug belegt, dass und wann gezahlt wurde; was geleistet wurde, steht auf der Rechnung. Für eine prüfbare Ablage brauchen Sie beides, und zwar auffindbar zueinander.
Elektronisch aufbewahren: was die GeBüV verlangt
Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) stellt dafür Anforderungen, die sich für den Alltag auf drei Punkte eindampfen lassen:
- Integrität: Die Unterlagen müssen unverändert bleiben, und Änderungen müssen erkennbar sein.
- Lesbarkeit über die gesamte Frist: Was Sie ablegen, muss in zehn Jahren noch lesbar sein. Ein PDF ist dafür eine gute Wahl, ein Export aus einer Software, die es dann nicht mehr gibt, eine schlechte.
- Auffindbarkeit: Ein einzelner Beleg muss in vertretbarer Zeit gefunden werden können. Ein Ordner mit 4'000 Dateien namens
auszug.pdferfüllt das nicht.
Wichtig für die Praxis: Eine Excel- oder CSV-Datei, die Sie zur Weiterverarbeitung erzeugen, ist eine Arbeitsdatei, kein Ersatz für den Beleg. Sie ist beliebig veränderbar und erfüllt die Integritätsanforderung nicht. Das Original-PDF der Bank bleibt das, was aufbewahrt wird.
Das E-Banking ist kein Archiv
Der häufigste Irrtum: „Die Auszüge sind ja in meinem E-Banking." Wie lange sie dort liegen, entscheidet die Bank – je nach Institut und Produkt sind es einige Monate bis wenige Jahre, und damit in aller Regel weniger als zehn.
Dazu kommen die Fälle, in denen der Zugang selbst wegfällt:
- Sie wechseln die Bank – mit dem geschlossenen Konto verlieren Sie üblicherweise auch den Zugriff auf dessen Auszüge.
- Ihre Bank wird übernommen und das alte Portal abgeschaltet. Wer in einem solchen Fall keine eigene Kopie hat, muss Auszüge im Archiv nachfordern, was Zeit kostet und je nach Bank verrechnet wird.
Praktisch heisst das: Laden Sie die Auszüge in dem Rhythmus herunter, in dem sie entstehen, und legen Sie sie selbst ab. Am Ende des Geschäftsjahres ist die Prüfung schnell – zwölf Monatsauszüge pro Konto, lückenlos.
Eine Ablage, die zehn Jahre trägt
Was sich bewährt hat, ist unspektakulär:
- Pro Konto ein Ordner, darin ein Unterordner je Geschäftsjahr.
- Dateinamen, die sortieren:
2026-03_Kontoauszug_PostFinance.pdf. Das Jahr zuerst, dann der Monat – so liegt die Ablage von selbst chronologisch. - Die Originale unverändert lassen. Arbeitsdateien in einen getrennten Ordner.
- Zwei Orte, von denen einer nicht dasselbe Gerät ist.
- Am Jahresende einmal prüfen, ob jeder Monat da ist. Eine Lücke fällt hier auf, in acht Jahren niemandem mehr.
Und die Aufbereitung für die Buchhaltung?
Aufbewahren und Verarbeiten sind zwei verschiedene Dinge. Das PDF wandert ins Archiv; für die Buchhaltung brauchen Sie die Buchungen als Tabelle. SmartKontoauszug wandelt Auszüge Schweizer Banken in eine Excel- oder CSV-Datei um – mit Buchungsdatum, Valuta, Buchungstext und Betrag in eigenen Spalten und Beträgen im Schweizer Format mit Apostroph und Punkt. Wie das für Ihre Bank aussieht, steht auf den Seiten zu PostFinance, UBS, Raiffeisen und der Zürcher Kantonalbank.
Wenn ein Treuhandbüro die Buchhaltung führt, lohnt es sich, die Übergabe von Anfang an mitzudenken – dazu steht mehr auf der Seite für Treuhänder.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Kontoauszüge in der Schweiz aufbewahren? Zehn Jahre nach Art. 958f OR, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, zu dem der Auszug gehört – nicht ab dem Datum des Auszugs.
Genügt die elektronische Ablage? Ja, wenn die Anforderungen der GeBüV eingehalten werden: unveränderbar, über die ganze Frist lesbar und in vertretbarer Zeit auffindbar.
Reicht eine Excel-Datei mit den Buchungen? Nein. Sie ist eine Arbeitsdatei und beliebig veränderbar. Aufbewahrt wird das Original-PDF der Bank; die Tabelle kommt zusätzlich dazu.
Was, wenn ein Auszug fehlt? Bei der Bank nachfordern. Das ist möglich, dauert aber und wird je nach Institut verrechnet – deshalb ist die Kontrolle am Jahresende der günstigere Weg.
Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Leitfaden und ersetzt keine Beratung. Welche Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten in Ihrem Fall gelten, klären Sie mit Ihrem Treuhandbüro.