Das Schweizer Obligationenrecht regelt die kaufmännische Buchführung in den Artikeln 957 bis 962 OR. Diese Bestimmungen gelten seit dem 1. Januar 2013 in der heutigen Form und stellen die rechtliche Grundlage jeder Schweizer Buchhaltung dar.
Wer ist buchführungspflichtig?
Die Pflicht hängt von Rechtsform und Umsatz ab:
| Situation | Pflicht |
|---|---|
| Einzelfirma / Personengesellschaft mit Umsatz < CHF 500'000 | «Milchbüchlein»: Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage |
| Einzelfirma / Personengesellschaft mit Umsatz ≥ CHF 500'000 | Vollständige doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung |
| Juristische Personen (AG, GmbH, Genossenschaft, Verein im Handelsregister) | Vollständige doppelte Buchhaltung – immer, unabhängig vom Umsatz |
| Stiftungen mit Pflicht zur Eintragung | Vollständige doppelte Buchhaltung |
Was muss die Buchhaltung enthalten?
Verlangt werden gemäss Art. 957a OR:
- Vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle.
- Belegmässiger Nachweis jedes Geschäftsvorfalls.
- Ordnungsmässigkeit, Klarheit, Zweckmässigkeit, Nachprüfbarkeit.
Die doppelte Buchhaltung ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, ergibt sich aber faktisch aus dem Erfordernis von Bilanz und Erfolgsrechnung.
Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR)
| Unterlage | Frist | Form |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher | 10 Jahre | Original oder elektronisch |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | Original oder elektronisch |
| Geschäftsbericht und Revisionsbericht | 10 Jahre | Schriftlich, unterzeichnet |
Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern die Anforderungen der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) erfüllt sind: Integrität, Verfügbarkeit, Lesbarkeit, ordnungsmässige Datenmigration.
Konsequenzen bei Verletzung
Vorsätzliche oder fahrlässige Verletzung der Buchführungspflicht ist gemäss Art. 325 StGB strafbar (Übertretung). In Konkurs- und Steuerverfahren kann eine fehlende oder mangelhafte Buchhaltung zudem zu Schätzungen, Verantwortlichkeitsklagen und im schlimmsten Fall zum Vorwurf der ungetreuen Geschäftsführung (Art. 158 StGB) führen.