Das Kassabuch ist das Hilfsbuch, in dem alle Bargeldbewegungen einer Firma chronologisch festgehalten werden. Wer in der Gastronomie, im Detailhandel oder in einer ähnlichen bargeldintensiven Branche tätig ist, kennt es als zentrales Beweisstück gegenüber Steuerverwaltung und MWST-Inspektor.
Wann braucht es ein Kassabuch?
Sobald ein Unternehmen Bargeld umsetzt – Verkauf, Trinkgeld, Spesenrückzahlung, Auszahlung an Mitarbeitende – muss es ein Kassabuch führen. Das gilt auch für Einzelfirmen mit «Milchbüchlein»-Buchhaltung (Umsatz < CHF 500'000), denn die Buchführungspflicht verlangt einen belegmässigen Nachweis jedes Geschäftsvorfalls.
Mindestangaben pro Buchung
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Datum | 17.04.2026 |
| Beleg-Nr. | 042 |
| Text | Wareneinkauf Bäckerei Meier |
| Einnahme oder Ausgabe | CHF 78.50 |
| MWST-Code (sofern relevant) | 8.1 % |
| Saldo nach Buchung | CHF 412.30 |
Wichtig: Der Endsaldo im Kassabuch muss zu jedem Zeitpunkt mit dem effektiv vorhandenen Bargeld übereinstimmen («Kassasturz»).
Form und Software
Das Kassabuch darf handschriftlich, in einer Excel-Tabelle oder in einer Buchhaltungssoftware geführt werden. Wichtig sind:
- Lückenlose Nummerierung der Belege.
- Chronologische Reihenfolge ohne Lücken.
- Unveränderbarkeit im Nachhinein – Korrekturen mit Storno-Buchung, nicht durch Überschreiben.
Die GeBüV-konforme elektronische Führung verlangt zusätzlich, dass die Daten nicht unbemerkt verändert werden können (z. B. durch revisionssichere Speicherung oder PDF/A-Archivierung).
Häufige Stolpersteine
- Negativer Kassasaldo: rechnerisch unmöglich, da man nicht mehr Bargeld ausgeben kann als vorhanden. Tritt das auf, ist die Buchhaltung fehlerhaft.
- Tagesabschluss ohne Beleg: Tagesumsätze aus der Kasse müssen mit Z-Bon (Tagesabschluss-Bon) hinterlegt sein.
- Vermischung von privaten und geschäftlichen Bargeldbezügen: Privatentnahmen sind separat über das Privatkonto zu buchen, nicht über die Kasse.